先看结论
如果你现在用邮箱和表格管理询盘，可以先从简单 CRM 开始。HubSpot 适合建立客户和销售阶段的基础记录；GetResponse 更适合邮件自动跟进；Notion 或 Airtable 适合先做自定义跟进表。
想先搭基础 CRM
优先看 HubSpot。
重视销售阶段管理
可以比较 Pipedrive。
想自定义表格流程
可以先用 Airtable / Notion。
最小可用客户跟进流程
- 新询盘进入表单或邮箱。
- 系统记录客户来源、国家、产品兴趣和需求。
- 负责人在 24 小时内完成第一次回复。
- 每个客户必须有状态：新询盘、已联系、已报价、谈判中、已成交、暂不匹配。
- 每个进行中的客户必须有下一步动作和提醒日期。
跟进流程里最需要补齐的环节
- 客户在 WhatsApp、邮箱、表单、广告线索和老客户介绍里分散出现。
- 报价发出后没有固定提醒，几天后客户没有回复就自然冷掉。
- 老板知道谁重要，但员工看不到完整沟通记录和下一步动作。
- 表格里有客户信息，却没有“今天该联系谁”的清单。
询盘后 24小时 / 3天 / 7天 怎么跟进
很多小团队不是没有线索，而是线索进来后没有固定节奏。建议先把跟进动作拆成 24 小时、3 天和 7 天三个节点，每个节点只做一件明确的事。
24小时内：确认收到 + 判断需求
用户提交表单后，先自动发送确认邮件，告诉对方已经收到需求，并说明后续会在多久内回复。销售或负责人需要查看国家、产品、数量、预算和留言内容，判断是否为高优先级线索。
- 自动邮件：确认收到询盘
- 内部提醒：通知销售或负责人
- 线索判断：按国家、产品、预算、留言完整度做初步分级
第 3 天：补充资料 + 推动回复
如果客户还没有回复，可以发送第二封邮件，补充产品资料、案例、报价所需信息或预约沟通入口。重点不是催促，而是降低客户下一步行动的成本。
- 发送产品资料、FAQ 或案例链接
- 提醒客户补充关键报价信息
- 提供预约沟通或 WhatsApp 联系入口
第 7 天：最后一次轻提醒 + 进入长期培育
如果 7 天仍然没有回复，可以发一次轻提醒，语气不要太强。之后把客户放入 newsletter、促销提醒或再营销名单，等客户有需求时再回来。
- 发送最后一次轻提醒
- 询问是否还需要报价或资料
- 无回复客户进入长期邮件培育或再营销列表
小团队可以先用简单的 A/B/C 分级
A 类线索：优先人工跟进
公司信息完整、产品需求明确、有数量或预算、国家在可服务范围内。建议 24 小时内人工联系。
B 类线索：自动邮件培育
需求有一定方向，但信息不完整。可以先用自动邮件补资料，再看客户是否回复。
C 类线索：低优先级沉淀
信息很少、邮箱可疑、需求不清楚或国家暂时不可服务。可以进入 newsletter 或低频触达。
HubSpot / Pipedrive / Zoho 怎么选
| 工具 | 适合场景 | 注意点 |
|---|---|---|
| HubSpot | 从免费 CRM 开始，把联系人、公司、交易、任务集中起来。 | 不要一开始就打开太多高级功能，先把 pipeline 跑顺。 |
| Pipedrive | 销售阶段、报价跟进、成交进度是核心问题的小团队。 | 如果主要做邮件营销，可能还需要搭配邮件工具。 |
| Zoho CRM | 预算敏感，希望未来接入更多 Zoho 工具的团队。 | 配置选项较多，新手要控制复杂度。 |
建议字段
- 客户姓名、公司、邮箱、国家。
- 来源：Google Ads、SEO、社媒、展会、老客户推荐。
- 产品兴趣、预算、数量、时间线。
- 当前状态、负责人、下一步动作、下次跟进日期。
- 备注：价格敏感、样品需求、定制需求、付款方式偏好。
推荐第一步
先建立一个简单 pipeline，不要一开始就追求复杂自动化。只要做到“每个客户都有下一步动作”，漏跟进就会明显减少。
用 Make 自动同步线索和跟进提醒
先减少人工复制和漏跟进
适合把表单提交、CRM 更新、负责人提醒和后续邮件任务连接起来，先减少人工复制和漏跟进。